金子商会では棚卸を年に三回転くらいの頻度で行っています。
棚の管理はフリーロケーションと固定ロケーションを足して割ったような形で行っています。
今現在棚コードの数は536個あります。
一つの棚コードにつき一種類の商品を関連付けるようにしています。
スタッフは毎日5分から15分程度の時間をかけて商品を数えてデータベースの数を一致させます。
数えるときに、棚の整理整頓・清掃を行い、売上データを参照して置き場所を変更したり、不動品であれば処分するなどを行います。
年に三回転というのは、一年の間に一つの商品の売上データを分析して在庫の見直しを行うということです。
金子商会では「棚卸」を以下のように定義しています。
棚卸とは、「誰が見ても明確に」商品情報を把握でき、その情報を常に最新の状態に更新・維持するために行う作業のことです。
商品原価を正確に把握して会社が利益を生んでいるかどうか把握するために行います。
棚卸を行うことで次の効果があります。
- 探す時間をなくすことができる。
- 余分な在庫をしなくなる。
- 日々の時間の使い方がうまくなる。
- 業務が効率的になりミスが減る。
棚卸を行う際に誰がどの棚を担当するのかという一覧表をエクセルで作っているのですが、最初のうちは200個くらいの棚コードで管理していたのですが、細分化が進んで現在536個の棚コードになっています。
以前はパソコンの管理画面を見ながら手打ちでエクセルに書き込みしていたのですが、500以上もあるといい加減めんどくさいですし、時間もかかりますし、ミスも増えそう、ということで、システム会社さんに、棚コードと棚名称のデータをCSVにして吐き出してもらうプログラムを注文しました。
（もちろん有料です。価格はまぁ普通だと思います。そうですね、美味しい焼肉屋さんに３人で行ったくらいの値段でしょうか。）
自分でもやろうと思えばできるかもしれないです。
たぶん、データベースにmySQLで接続してテーブルを書き出すクエリを書いて云々みたいな感じなんですが、やはり、万が一データが消えちゃったり上書きされたりなんかバグったりするのは、怖いし、なによりもめんどくさいです。
データの吸出しのプログラム、商品データはもちろん仕入先データや得意先データなんかは、前もってCSV出力できるようにしておくと後から楽だと思います。今回は棚コードでしたが、「一覧表」は使う使わないに限らずCSVでテーブルを吐き出すようにオプションがあると便利だなと思います。